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Digitales Unterschreiben mit integrierter DATEV-Schnittstelle, Zeit-, Kosten- und Papierersparnis sowie ein innovatives, modernes Auftreten der Kanzlei – das alles bietet FP Sign. Was die Unterschiede zu anderen eSignatur-Lösungen sind, welche Vorteile FP Sign für den Steuerberater* mitbringt oder wann der richtige Zeitpunkt ist, die Lösung in der Kanzlei einzuführen – verrät uns Julian Hartke im Interview.

Julian Hartke, Digitalisierungsberater

Julian Hartke arbeitet als Digitalisierungsberater bei geiger. Er berät Steuerkanzleien und Unternehmen hinsichtlich Digitalisierungsmöglichkeiten. Er betreut unter anderem das Produkt FP Sign. Rückfragen beantwortet er gerne per E-Mail an Julian.Hartke@geiger-bdt.de

Was ist eigentlich FP Sign? Was sind die Unterschiede zu DocuSign und d.velop Sign?

FP Sign ist eine Plattform für die digitale Signatur, genauso wie DocuSign und d.velop Sign. Wir haben bei geiger alle 3 Lösungen im Portfolio – für jeweils verschiedene Anwendungsbereiche.  

DocuSign – als amerikanische Entwicklung – ist vor allem für größere Unternehmen gedacht, die viele digitale Unterschriften abbilden möchten. d.velop Sign sitzt in Deutschland und eignet sich am besten für kleinere bis mittelgroße Unternehmen. FP Sign bildet – als ebenfalls deutsche Cloudplattform – die beste Lösung für Steuerberater. Im Laufe des 4. Quartals 2021 wird es eine exklusive Schnittstelle mit der DATEV geben.  

Alle elektronischen Signaturmöglichkeiten (einfach, fortgeschritten und qualifiziert), können über FP Sign abgebildet werden. Wie verhält es sich mit der qualifizierten E-Signatur? Benötigt der Mandant ein Video-Identverfahren zu Verifizierung?

Bei einer qualifizierten E-Signatur (zum Beispiel der Jahresabschluss) muss zweifelsfrei geklärt werden, wer diese Unterschrift tätigt. Hierfür ist eine Identifizierung der Person notwendig, die über ein Video-Identverfahren über die Bundesdruckerei, die Swisscom oder selbst über den Steuerberater erfolgt. Der Steuerberater kann sich schulen lassen, sodass er die Identität der Mandanten selbst prüfen und das qualifizierte Zertifikat ausstellen kann. 

FP Sign nutzt ein Passwort- oder TAN-Verfahren für die fortgeschrittene eSignatur, um auch bei nicht qualifizierten Unterschriften den Datenschutz zu gewährleisten.  

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Welche Vorteile hat es für den Steuerberater/das Unternehmen FP Sign zu nutzen? 

Ein schlanker Unterschriftsprozess, überschaubare Kosten und die DATEV-Schnittstelle sind die großen Vorteile von FP Sign. Diese Verknüpfung ermöglicht es per Rechtsklick in dem DATEV Arbeitsplatz gewünschte Dokumente zur Unterschrift weiterzugeben. In Zukunft werden weitere Funktionalitäten ausgebaut. Bald soll es möglich sein, dass die Steuerberater direkt aus ihren Stammdaten den Empfänger auslesen lassen können. 

Zusätzlich ist ein großer Vorteil natürlich auch das Image der Kanzlei. Wer digitale Unterschriften anbietet, wird als modern, fortschrittlich und innovativ wahrgenommen. Gerade in der Steuerberaterbranche gehört die Kanzlei durch die Nutzung von FP Sign eventuell zu einem der ersten Vorreiter. Ein positives Bild an potentielle neue Mandanten wird wohlmöglich durch das flexible und einfache Signieren, zum Beispiel via Smartphone, vermittelt. 

Gibt es Vorbereitungen, die man treffen muss? Wann ist der richtige Zeitpunkt FP Sign in der Kanzlei einzuführen? 

Für die Einführung gibt es keine technischen Hürden. Der richtige Zeitpunkt ist dann, wenn eine Kanzlei sich dafür bereit fühlt, ihre Prozesse und Workflows in die digitale Welt zu übertragen. Es werden keine Signierpads oder sonstige Geräte benötigt, da es sich um eine Cloud-Plattform handelt. Die Umsetzung ist somit auch kurzfristig möglich.  

Die Einführung gestaltet sich sehr einfach. Eventuell ist eine Übergangsphase sinnvoll, bei der FP Sign erst einmal bei den digital-affinen Mandanten eingesetzt wird. Das Ziel ist ja meist ein “papierloses Büro”, dem kommt das Steuerbüro damit näher und je länger es genutzt wird, wird FP Sign eines Tages alle analogen Unterschriften ersetzen. 

Wer sich die Lösung vor Kauf erst einmal anschauen möchte, kann FP Sign auch gerne für einen Monat kostenlos testen.

Gibt es Herausforderungen bei der Implementierung von FP Sign? 

Sobald sich die Kanzlei für FP Sign entschieden hat, wird ein Account mit einer E-Mail-Adresse und einem Kennwort angelegt – und schon kann es losgehen! In Zukunft wird dann auch die DATEV-Schnittstelle implementiert, für die es einen Windows-Installer geben wird. Die Kanzlei kann diese Installation auch als Leihe selbst vornehmen, da der Vorgang sehr einfach und intuitiv gestaltet ist. Somit kann schnell mit dem digitalen Unterschriftsprozess gestartet werden. Die größte Herausforderung ist oft nicht die Lösung selbst, sondern allgemeinen die Umstellung auf digitale Unterschriften. Das ist allerdings schnell gelernt und wenn es erst einmal etabliert ist, profitiert die Kanzlei sofort von den Vorteilen. 

Gibt es Einsparungen bei dem Einsatz von FP Sign?

Die größte Einsparung ist Zeit – und Zeit ist Geld. Durch die einfache Versendung der Dokumente über die Plattform ist kein Drucken, Kuvertieren oder Versenden notwendig. Außerdem ist das unterschriebene Dokument direkt im Tool verfügbar. Somit muss weder einen Termin mit dem Vertragspartner vereinbart, noch auf die Post gewartet werden. 

Es ist auch davon auszugehen, dass die Drucker- und Portokosten oder Briefumschläge eingespart werden. Der Grad von Kosten im Verhältnis zum Nutzen ist jedoch von der Anzahl an Unterschriften pro Monat abhängig. Je mehr Unterschriften getätigt werden, desto höher ist auch die Kostenersparnis. Durch den monatlichen Fixbeitrag entstehen am Ende des Monats auch keine versteckten Kosten. 

Wann ist es erfahrungsgemäß, dass FP Sign komplett die Unterschriften übernimmt/den Papierkram ersetzt? 

Sobald die Entscheidung von der Kanzlei getroffen wurde, dass FP Sign als digitales Signaturprogramm zum Einsatz kommt, kann das papierlose Arbeiten im Büro direkt umgesetzt werden. Die Mandanten müssen nicht darauf vorbereitet werden, da die Bedienung einfach und flexibel gestaltet ist. Die Dokumente kommen direkt per E-Mail an und können sofort unterschrieben werden.  

Wie sieht es mit Datenschutz bei FP Sign aus? Wo wird es gehostet?   

Die Rechenzentren, über die FP Sign gehostet wird, stehen in Hannover und Berlin. Die deutschen Rechenzentren sind BSI zertifiziert und enthalten somit das ISO-Zertifikat 27001. Der Datenschutz ist nach deutschem Standard, wodurch die Cloud-Plattform alle Richtlinien einhält. Der Steuerberater kann selbst entscheiden, ob die zu unterschreibenden Dokumente per E-Mail über die Server von FP Sign oder über die eigenen Server versendet werden.  

Zusammenfassend: Die 3 Haupt-Argumente für die Nutzung von FP Sign 

1.) DATEV-Schnittstelle

2.) Ersparnis von Zeit, Papier und Kosten

3.) Wahrnehmung als moderne, innovative Kanzlei

Dieses Interview beantwortet bereits viele geläufige Fragen. Weitere Informationen bietet die aktuelle Webinar-Aufzeichnung, in der der Steuerberater Marc Zimmermann aus der Praxis berichtet. 

Eure Autorinnen

*Zur besseren Lesbarkeit haben wir im Text die männliche Form gewählt.  Natürlich sind damit Angehörige aller Geschlechter gleichermaßen gemeint.

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