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Hey & herzlich Willkommen auf dem geigerBlog!

E-Learning für Steuerberater* – geht ganz einfach mit unserer geiger Academy! Abrufbar per Laptop, Tablet oder Smartphone. Die geiger Academy bietet Online-Videokurse zu spannenden Themen, wie zum Beispiel DATEV Unternehmen online, Fastdocs oder symero – der Kanzleimanager. Ob in der Mittagspause, nach Feierabend oder während der Arbeitszeit – die Videos sind jederzeit verfügbar.

Die geiger Academy ist eine Online-Plattform der geiger BDT GmbH und bietet spannende Video-Lernkurse für Steuerberater an. Mit unserem E-Learning-Tool kann je nach Bedarf an Schulungen zu gewünschten Themen eigenständig teilgenommen werden. Ganz ohne komplizierte Terminfindung mit Consultants! Die Kurse sind einfach und ortsunabhängig online durchführbar.

Die Kursauswahl

Ganz neu mit dabei ist der geiger Academy Kurs über Microsoft Teams. Erfahren Sie Tipps und Tricks rund um die Nutzung von Microsoft Teams, dem Herzstück von Microsoft 365. Wie erstellen Sie einen Kalendereintrag, wie legen Sie eine Chat-Gruppe an oder wie bearbeiten Sie gemeinsam Dokumente? Dieser kostenfreie Video-Kurs liefert Ihnen die Antworten. Einen weiteren Einblick in Microsoft 365 gibt es auch in diesem Blogbeitrag. 

 

Schon länger dabei und immer noch sehr beliebt – die Kurse rund um DATEV Unternehmen online. Erhalten Sie Zugang zu einer vollständigen Schulung: Von der Einrichtung auf Ihrem Computer (Windows & Apple) über Bank Online bis hin zum Auftragswesen bieten wir Ihnen alles, was Sie zum problemlosen Arbeiten benötigen. Diesen Kurs gibt es sowohl für Steuerberater als auch Mandanten.

Auch ein Blick in den kostenlosen Kurs über Fastdocs lohnt sich! Dort erzählt Emmy Oettinger, Kanzleileitung und Gründerin von Fastdocs, die Geschichte hinter dem Stammdaten-Tool. Erfahren Sie zudem, wofür Sie als Kanzlei Fastdocs nutzen können, wie Sie Ihren persönlichen Link erhalten und wie Sie die kostenlose Testphase starten können. Außerdem geht es um die Integration mit Lohn & Gehalt oder Lodas, um Datenschutz und die Kosten. Mit Fastdocs werden Stammdaten schnell und einfach erfasst und Erfassungsfehlern wird vorgebeugt.

 

Kennen Sie schon symero, den Kanzlei-Manager? In der Academy stellen Ihnen Wolfgang Sievert, Mitgründer und Steuerberater, gemeinsam mit Sebastian Dorsch, geiger-Digitalisierungsberater, die Funktionen und Möglichkeiten von dem Kanzleianalyse-Tool vor.  Erfahren Sie, wie Sie mit der Kapazitätsplanung unkompliziert den Mitarbeitereinsatz bestimmen und die Auslastung sowie den Umsatz planen können. Außerdem präsentieren wir Ihnen die Handhabung und Inhalte von grafischen Analysen des Umsatzes. Noch mehr Informationen zu symero gibt es hier.

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Die Buchung eines kostenlosen Kurses

Nachdem Sie die geiger Academy aufgerufen und sich angemeldet haben, gelangen Sie über den oberen Reiter „Kurse“ zu den Schulungsangeboten. Dort wählen Sie Ihren favorisierten Kurs aus. Entscheiden Sie sich für einen kostenlosen Kurs, klicken Sie einfach auf das grüne „+“. Nach erfolgreicher Buchung des Kurses können Sie diesen über den oberen Reiter „myAcademy abrufen. Im Video finden Sie die visuelle Darstellung des Buchungsvorgangs. Viel Spaß mit Ihrem Online-Kurs in der geiger Academy!

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Die Buchung eines kostenpflichtigen Kurses

Auch hier gelangen Sie nach erfolgreicher Anmeldung in der geiger Academy über den oberen Reiter „Kurse“ zu der Gesamtübersicht. Entscheiden Sie sich für einen kostenpflichtigen Kurs, so können Sie diesen mit Klick auf den „Einkaufswagen mit Pluszeichen“ (neben dem Button „mehr Informationen“) in Ihren Warenkorb verschieben. Klicken Sie anschließend auf Ihren Warenkorb, den Sie ebenfalls in der oberen Leiste finden.

 

Überprüfen Sie noch einmal Ihre Bestellung und wählen Sie „nächster Schritt“ aus. Geben Sie hier Ihre Rechnungsadresse an, die Sie in der Bestellübersicht dann nochmals prüfen können. Sind alle Daten korrekt eingegeben, führen Sie Ihre Bestellung mit „Kostenpflichtig bestellen“ aus. Im nächsten Schritt können Sie eine Zahlungsart auswählen. Mit dem Klicken auf „jetzt bezahlen“ haben Sie ihre Bestellung erfolgreich durchgeführt und Sie finden Ihren Kurs unter dem oberen Reiter „myAcademy“. Im Video finden Sie die visuelle Darstellung des Buchungsvorgangs. Viel Spaß mit Ihrem Online-Kurs in der geiger Academy!  

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Die geiger Academy-Videothek ist immer auf dem neuesten Stand und entwickelt sich kontinuierlich weiter! Ein Blick in das Online-Angebot lohnt sich zu jeder Zeit, schauen Sie also gerne noch einmal vorbei und registrieren Sie sich schon jetzt kostenfrei in der geiger Academy, um so von den Schulungen zu profitieren. Klicken Sie hier zum Login.

Wenn Sie weitere Fragen zur geiger Academy oder den Schulungsthemen haben, kontaktieren Sie uns einfach über das Kontaktformular.

Eure Autorinnen

Tanja Schröder,

Marketing Manager

Selina Kipke,

HR Specialist

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Teile uns deine Meinung mit – am besten per Mail an team@geiger-bdt.de oder einfach via DM auf Instagram.

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Hey & herzlich Willkommen auf dem geigerBlog!
Schön, dass du den Weg hierher gefunden hast.

Dass geiger anders ist als andere Unternehmen, habe ich direkt zu Beginn schon gemerkt. Meine Reise bei geiger begann im März 2021. Für zwei Monate war ich als Praktikant im Marketing-Team tätig und fühlte mich in meiner Rolle voll ins Team eingebunden. Mein Name ist Marwin Nad, ich bin 24 Jahre jung, studiere Betriebswirtschaftslehre an der Fachhochschule und um Berufserfahrung zu sammeln, habe ich mich für ein Praktikum bei geiger entschieden. Was mein erster Eindruck war und wie mein Aufgabenfeld aussah, verrate ich dir in diesem Beitrag.

Wie lief die Bewerbung ab?

Wer Speedy Gonzales kennt, der kann sich sicherlich vorstellen, wie schnell die Antwort auf die Bewerbung erfolgte. Kaum hatte ich meine Unterlagen online abgeschickt, habe ich in kurzer Zeit eine Rückmeldung bekommen. 

 

Nach einem erfolgreichen Vorstellungsgespräch über Microsoft Teams schenkten mir die Verantwortlichen ihr Vertrauen und somit begann der Onboarding-Prozess. Hier wurde mir meine Patin” zugeteilt. Ein Pate* ist ein Ansprechpartner, der neue geiger-Kollegen im Rahmen der Einarbeitung in das Unternehmen begleitet.  

 

Aufgrund der Ausnahmesituation rund um Covid-19, ist mobiles Arbeiten nun Alltag, weswegen ich die Hardware (Laptop, Kopfhörer) nach Hause geschickt bekommen habe. Zusätzlich zur Hardware haben mich einige coole Gimmicks erreicht, unter anderem eine sehr nette Willkommenskarte, ein Flaschenöffner, eine rote geiger Gummiente, Snacks und FFP2-Masken.

 

By the way Infos zum Recruitingprozess bei geiger sowie Tipps für eine erfolgreiche Bewerbung, findest du in dem Blogbeitrag „neues Jahr – neuer Job“. 

Bild von Marwins Arbeitsplatz im Homeoffice

Wie war mein erster Tag?

Mein erster Arbeitstag startete an einem Montag um 8 Uhr, indem ich bei mir Zuhause im Homeoffice meinen Laptop aufklappte. Die Einführung verlief ohne Probleme, denn mein Ansprechpartner ging mit mir die Installation der Programme sowie das Einrichten einzelner Dienste Step für Step durch. Anschließend bekam ich erste kleinere Aufgaben, um mich mit den Programmen vertraut zu machen.

 

Einige Mitarbeiter habe ich durch Meetings über Microsoft Teams kennengelernt, unteranderem in den wöchentlichen Meetings, wie dem OpenTec (ein Meeting, das jeden Mittwoch stattfindet und für alle geiger-Mitarbeiter offen ist) oder dem Marketing Daily.
Meetings, Chats, E-Mails oder Anrufe: Alles läuft ganz einfach und unkompliziert über die verschiedenen Tools, wie z.B. Microsoft Teams, Outlook oder Swyxlt. Abschließend kann ich sagen, dass mein erster Arbeitstag durchaus positiv verlief und ich mich sehr auf die nächsten Wochen gefreut habe.

Meine Aufgaben – Kaffee für die Mitarbeiter kochen?

Das ist nicht ganz richtig, zwar muss ich jeden Tag drei Mal Kaffee kochen, allerdings für mich, denn ich sitze ja im Homeoffice.
Tatsächlich habe ich bei geiger eine Menge verschiedener Aufgaben zu lösen.

 

Die geiger-Kollegen versuchten mir auf eine angenehme Art viel zu zeigen, um mir einen bestmöglichen Einblick zu verschaffen. Einer meiner Aufgaben war die Erstellung von Webinaren über die Plattform GoToWebinar. Dafür wählte ich die Uhrzeit, das Thema und die Referenten aus. Die Firma geiger veröffentlicht jede Woche Mittwoch ein Webinar zu einem Thema, z. B. Praxisnahes Arbeiten mit symero, Digitales Signieren, DATEV DMS. Zu den nächsten Webinarterminen, die ich miterstellt habe, geht es hier: geiger-bdt.de/termine

 

Des Weiteren war meine Kreativität gefragt, um Flyer für Geschäftskunden oder potentielle Neukunden zu designen. Ein weiteres wichtiges Feld in meinem Praktikum, war die Erstellung und Bearbeitung von Videos, Fotos, Whitepapern und Anleitungen. Hierzu habe ich Programme, wie etwa Adobe Photoshop, Premiere Pro, After Effects und Canva verwendet, diese haben mir die Arbeit enorm vereinfacht.

 

Zum Marketing gehört auch die Pflege der Social-Media Kanäle dazu.
Einige Posts habe ich vorbereitet und auf den Social-Media Kanälen veröffentlicht. Schau dir gerne die Chatbot-Reihe auf Instagram oder Facebook an, diese habe ich unteranderem mit kreiert: Zum Beitrag

Demnächst wird ein neuer geiger Academy Kurs zum Arbeiten mit Microsoft Teams veröffentlicht. In den Videos erklären wir die verschiedenen Funktionen rund um das Herzstück von M365. Dazu sind wir einen Tag lang vor Ort in dem Bürogebäude von geiger in Bergisch Gladbach gewesen und haben fleißig gedreht. Anschließend mussten die Videos geschnitten und bearbeitet werden, zudem wurden spezielle Effekte erstellt. Im Nachhinein haben wir sogenannte “Klick-Videos” in Teams aufgenommen, bei denen ich mitgeholfen habe. Es hat mir gefallen, dass ich dieses Projekt von Anfang bis Ende begleiten konnte. Hier geht’s zur Academy.

Warum Marketing?

Marketing ist ein Bereich, der niemals monoton wird. Man beschäftigt sich stetig mit neuen Aufgaben, sodass es sehr abwechslungsreich ist. Zudem ist der Bereich breit gefächert, man arbeitet mit verschiedenen Themengebieten, unteranderem Social Media, Bild- und Videobearbeitung. Marketing ist für jeden attraktiv, hier kann man seine Kreativität voll ausschöpfen. Ich war bereits in vielen verschieden Berufsfeldern tätig, jedoch kann ich behaupten, dass Marketing einer meiner Favoriten ist.

Marwin mit Tanja und Marius vom Marketing-Team beim Videodreh für die geiger Academy

Warum geiger?

Ich persönlich bin schon bei einigen Unternehmen untergekommen, meistens als Aushilfe oder Praktikant, aber nirgendwo habe ich so schnell so viel Verantwortung und Vertrauen gegenüber gebracht bekommen. Ich habe innerhalb von zwei Monaten einen tiefen Einblick in das Arbeiten im Marketingteam erhalten und in einem Umfeld von motivierten und engagierten Mitarbeitern gearbeitet.

 

Während meiner Zeit als Praktikant fühlte ich mich wohl und wertgeschätzt. Des Weiteren habe ich sehr viel dazu gelernt und bin in meinem Aufgabenfeld gewachsen. Aufgrund dieser positiven Erfahrungen ist meine Reise bei geiger noch nicht beendet. Ab Mai werde ich als Werksstudent weiterhin mit an Bord sein und im Herbst meine Bachelorarbeit gemeinsam mit geiger schreiben.

 

Deine Ansprechpartnerin bei geiger für den Recruitingprozess ist Selina. Erreichen kannst du sie unter 02204 76797 224. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Eure Autor & Blog-Team

Marwin Nad,

Trainee Marketing

Tanja Schröder,

Marketing Manager

Selina Kipke,

HR Specialist

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Digital, flexibel und modern arbeiten? Mit Microsoft 365 (M365) ist das einfach und von überall aus möglich! Was M365 eigentlich ist, welche Vorteile es bietet und welchen Nutzen der Steuerberater* daraus ziehen kann, das verraten uns Julian Stein und Alexander Haunschild in einem Interview. 

Julian Stein

Julian Stein, Geschäftsführer

Julian Stein arbeitet seit 16 Jahren bei geiger. Seit 2019 ist er neben Andre Ziesemer Geschäftsführer der Firma geiger. Er übernahm die Projektleitung für M365 und sorgte federführend dafür, dass Steuerkanzleien nun M365 über geiger beziehen können.

Alexander Haunschild

Alexander Haunschild, Head of Sales

Alexander Haunschild arbeitet seit mehr als 10 Jahren bei geiger. Er ist Head of Sales und berät Steuerkanzleien und Unternehmen hinsichtlich Digitalisierungsmöglichkeiten. Rückfragen zu M365 beantwortet er gerne per E-Mail an haunschild@geiger-bdt.de

Was ist eigentlich Microsoft365? Was ist der Unterschied zu den „Standard“-Office-Paketen (PowerPoint, Word, Excel)?

 

Julian Stein: Microsoft 365 ist der Cloud—Dienst von Microsoft. Dieser stellt Ihnen nicht nur die bekannten Programme wie Word, Excel und PowerPoint, sondern auch eine Vielzahl an verschiedenen Webanwendungen und Online-Diensten zur Verfügung. Alle bekannten Produkte des Microsoft-Office-Pakets kann man nicht nur als App nutzen, sondern auch als Web-Anwendung, auf die man online jederzeit zugreifen kann. Hierfür wird ein persönliches Nutzerkonto angelegt, so dass der User sich mit seinen Daten immer und überall einwählen kann.

Welche Vorteile hat man bei der Nutzung von M365? Wie kann mir als Steuerberater M365 den Arbeitsalltag erleichtern?

 

Alexander Haunschild: Ein großer Vorteil ist es, dass man immer die aktuellste Version von allen Cloud-Anwendungen nutzen kann. Des Weiteren kann der User mit seinem persönlichen Nutzerkonto auf seine Dokumente, Dateien, Notizen, Videos uvm. jederzeit und überall zugreifen, da die Dateien in der Cloud liegen. Hierbei kann zusätzlich von allen Endgeräten – sei es Smartphone, Tablet oder Laptop – darauf zugegriffen werden. Das Teilen von Dateien über die Cloud (z.B. über Teams oder OneDrive) ermöglicht u.a. ein Arbeiten im Co-Authoring-Modus. So können Word, Excel und PowerPoint-Dateien gleichzeitig und in Echtzeit von allen Team-Mitgliedern bearbeitet werden.

Das alles erleichtert den Kanzleialltag enorm und insbesondere das mobile Arbeiten sowie das gemeinsame Arbeiten über mehrere Standorte hinweg.

Wie kann mein Arbeitsalltag z.B. durch die Nutzung von MS Teams erleichtert werden? 

 

Julian Stein: Microsoft Teams (MS Teams) ist das Herzstück von Microsoft 365. Von hier aus können Videokonferenzen oder Audioanrufe getätigt werden, sowohl geplant als auch spontan. Chatten ist sowohl mit Einzelpersonen als auch in Gruppen – ähnlich wie WhatsApp – bequem möglich. Weitere Applikationen können ganz einfach integriert werden, wie z.B. das Aufgabenplanungs-Tool Planner. Notizen und Protokolle von OneNote sind über Teams ebenfalls kompatibel. Die Klassiker Word, Excel und PowerPoint können im Co-Authoring-Modus über Teams gemeinsam genutzt werden. Auch beispielsweise Mandaten, die nicht Teil Ihrer Kanzlei sind, können als Gäste zu Videokonferenzen und Teams hinzugefügt werden. Es ist zusätzlich möglich, sich die Videokonferenzen aufzuzeichnen und im Nachgang anzuschauen. 

Welche Vorkehrungen machen Sinn und wann ist der richtige Zeitpunkt M365 im Unternehmen / in der Kanzlei einzuführen? 

 

Alexander Haunschild: Grundsätzlich brauchen keine Vorkehrungen getroffen werden, jedoch empfehlen wir ein leistungsstärkeres Endgerät (sei es Laptop, Smartphone etc.) zu nutzen. Tenor ist, wie bei Allem in der schnelllebigen IT, nicht der Letzte zu sein oder gar dem schnell fahrenden Zug hinterherschauen zu müssen. Gerade in Zeiten wie diesen sind gute Voraussetzungen für das Arbeiten aus dem Homeoffice wichtig. Der Zeitpunkt der Implementierung kann dabei individuell mit der Kanzlei abgestimmt werden.

Wie läuft die Implementierung mit geiger ab? 

 

Julian Stein: geiger bietet die M365-Lösung derweil vollumfänglich im geigerASP-System an. Neukunden werden bereits bei der Auslieferung von geigerASP mit M365 versorgt. Unsere Bestandskunden haben selbstverständlich ebenfalls die Möglichkeit von der neuen Technologie zu profitieren. Wir schlagen zunächst ein Beratungsgespräch mit dem Kundenverantwortlichen vor und erarbeiten dann gemeinsam mit dem Kunden eine Roadmap.

 

Wieso sollte ich M365 mit der Firma geiger realisieren? 

 

Alexander Haunschild: Mit geiger haben Sie einen Ansprechpartner für alle Ihre technischen Anliegen und somit ein Rundum-Sorglos-Paket. Sie können Microsoft 365 mit geigerASP nutzen und haben so die modernste Möglichkeit Ihren Arbeitsalltag zu gestalten. Mit geiger erhalten Sie alles aus einer Hand für ein digitales und flexibles Arbeitsumfeld.

Auch unsere Bestandskunden profitieren von der neuen M365-Welt. Da wir wissen, wie unsere Kunden arbeiten, können wir bei der Migration Ihre individuellen Begebenheiten beachten.

Zusammenfassend: Die 3 Haupt-Argumente für die Nutzung von M365

1.) Einfache Zusammenarbeit / Teamarbeit mit M365 
2.) Unabhängig von Standort und Endgerät auf Informationen zugreifen
3.) Video-Telefonie und Chatmöglichkeiten 

Dieses Interview beantwortet bereits viele geläufige Fragen. Für weitere Informationen bieten unsere Webinare spannende Einblicke mit Live-Präsentation des Produktes. Falls kein passender Termin dabei ist, bieten wir die Aufzeichnungen der Webinare kostenfrei und jederzeit abrufbar in der geiger Academy an. 

Erhalten Sie in diesem Whitepaper (Link) außerdem kostenlos einen Gesamt-Überblick über M365!

Eure Autorinnen

 

Selina Kipke,

HR Specialist

 

Tanja Schröder,

Marketing Manager

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Schneller Durchblick bei der Kanzleianalyse? Mit symero ist das komfortabel und intuitiv möglich! Was symero eigentlich ist, was es von anderen Tools unterscheidet und welchen Nutzen der Steuerberater* daraus ziehen kann, das verrät uns Sebastian Dorsch in einem Interview. 

Sebastian Dorsch, Digitalisierungsberater

Sebastian Dorsch arbeitet seit über 4 Jahren bei geiger als Digitalisierungsberater. Er berät Steuerkanzleien und Unternehmen hinsichtlich Digitalisierungsmöglichkeiten. Er betreut unter anderem das Produkt symero. Rückfragen beantwortet er gerne per E-Mail an dorsch@geiger-bdt.de

Was ist eigentlich symero?

symero ist eine Controllingsoftware, die mit den DATEV-Anwendungen Eigenorganisation (EO) classic oder EO comfort verbunden werden kann. Sie zeigt verschiedene Auswertungen aus den DATEV-Produkten und ermöglicht dabei einen Kanzleiüberblick. Die Produktivität der Mitarbeiter, die Auftragsübersicht oder die Mitarbeitereinsatzplanung kann mit symero dargestellt werden. Zusätzlich können damit auch Mandantendaten ausgewertet werden.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Kanzleianalyse ohne Hilfe eines Tools?

Viele Kanzleien arbeiten mit Exceltabellen, die händisch ausgefüllt werden. Die Anpassung und Aktualisierung dieser Tabellen führt zu einem sehr hohen Zeitaufwand. Die Daten können aus den DATEV-Produkten ausgewertet werden, allerdings wird die Verknüpfung wieder manuell vorgenommen. Durch symero wird hier eine Automatisierung geschaffen. Die Controllingsoftware ermöglicht es der Kanzlei per Knopfdruck aktuelle Daten in Echtzeit zur Verfügung zu stellen. Der dabei eingesparte Zeitaufwand liegt bei ca. 70-80%.

Was unterscheidet symero von anderen Tools?

Wir haben eine Komplettlösung mit allen Bausteinen integriert (Zeiterfassung, Chefsübersicht, Kapazitätsplanung etc.). symero bietet einen hohen Automatisierungsgrad, zum Beispiel einen automatischen E-Mail-Versand. So bekommen beispielsweise Kanzleimitarbeiter eine Erinnerungs-E-Mail, wenn diese ihre Zeiten noch nicht vollständig gepflegt haben. 

Wie kam es dazu, dass symero entwickelt wurde?

Unsere Kunden sind aktiv auf uns zugekommen. symero wurde also anhand von typischen Kundenproblemen im Kanzleialltag entwickelt. Ziel war es, diesen Anliegen entgegen zu kommen. Ein häufig genanntes Problem war zum Beispiel der fehlende Überblick über offene Aufträge. symero ist also ein Produkt von Steuerberatern für Steuerberater. Ein Pilotierungsteam – aus verschiedenen Kanzleien – hat sich vierteljährig mit uns getroffen, um Stück für Stück symero mit geiger zu entwickeln. Im späteren Entwicklungsprozess von symero hat uns der Steuerberater Wolfgang Sievert unterstützt und ist seitdem unser Kooperationspartner.

Den Namen „symero“ haben geiger-Mitarbeiter gemeinschaftlich entwickelt und ausgewählt.

Ist die Nutzung von symero sicher?

Die Software liegt auf dem Kundenserver. Das ist der gleiche Server, über den die DATEV-Anwendungen laufen. Die Nutzung von symero ist datenschutzkonform.

Wie wird symero in der Kanzlei eingeführt, was muss dabei beachtet werden und welchen Zeitraum sollte die Kanzlei dafür einplanen?

Mit der Kanzlei wird ein Installations- und ein Schulungstermin vereinbart. Die Installation, die im Hintergrund stattfindet, erfolgt in ca. 1-2 Stunden. Die Kanzlei muss also die Zeit dafür nicht aufwenden.

Die Schulungstermine werden nach individuellen Bedürfnissen der Kanzlei abgestimmt. symero ist jedoch intuitiv, womit meistens eine Grundlagenschulung ausreicht. Dafür sollten ca. 2-3 Stunden eingeplant werden. Auf Wunsch bieten wir den Kanzleien auch weitere Schulungen an. Der Kundenverantwortliche führt ein Beratungstermin durch, bei dem alle wichtigen Details abgestimmt werden. Ansonsten bedarf es keiner weiteren Vorkehrungen.

Zusammenfassend: Die 3 Haupt-Argumente für symero 

1.) Zeitersparnis
2.) hoher Automatisierungsgrad
3.) Kanzleiüberblick

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Ein Handbuch für den Betriebsprüfer*? Mit Verfahrensdokumentation.pro (VD.pro) ist das einfach und transparent möglich! Was VD.pro eigentlich ist, welche Vorteile es bietet und welchen Nutzen der Steuerberater daraus ziehen kann, das verrät uns Julia Kaspar in einem Interview. 

Julia Kaspar, Digitalisierungsberaterin

Julia Kaspar arbeitet seit 3 Jahren bei geiger als Digitalisierungsberaterin. Sie berät Steuerkanzleien und Unternehmen hinsichtlich Digitalisierungsmöglichkeiten. Sie betreut unter anderem das Produkt Verfahrensdokumentation.pro. Rückfragen beantwortet sie gerne per E-Mail an kaspar@geiger-bdt.de

Was ist eigentlich eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation ist ein System, um das Prozess-, und Qualitätsmanagement im Unternehmen transparent für den Betriebsprüfer darzulegen. In jedem Unternehmen gibt es standardisierte Abläufe, definierte Prozesse und IT-Systeme. Um die Organisation im Unternehmen beurteilen zu können, muss diese nachvollziehbar und nachprüfbar aufbereitet und dem Prüfer vorgelegt werden können. Mit Cloud-Lösungen, wie zum Beispiel Verfahrensdokumentation.pro, kann ein solches Handbuch digital für den Betriebsprüfer bzw. für eine Betriebsprüfung erstellt werden.

Welche Herausforderung gibt es bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen ohne Hilfe eines Tools? 

Einige Unternehmen arbeiten mit einfachen Word-Dokumenten, in welchen die Prozesse und Abläufe niedergeschrieben werden. Dadurch entsteht ein hoher Zeit- und Kostenaufwand und damit keine rentable Lösung einer Verfahrensdokumentation.
Durch das Tool VD.pro können Verfahrensdokumentationen effizient erstellt werden. Mit Beantwortung eines dynamischen Fragebogens wird ein automatischer Text generiert. Das „Archiv“ bietet die Möglichkeit auf die Verfahrensdokumentationen der letzten Jahre zuzugreifen und diese an das aktuelle Jahr anzupassen. Sind die Verfahrensdokumentationen von einem Mandanten mit VD.pro einmal erstellt, kann man diese auch für andere Mandanten gleicher Bereiche nutzen. Dafür muss diese nur noch an das Unternehmen angepasst werden.

Wie kann ich mit geiger VD.pro besser kennenlernen? 

Wir bieten unseren Interessenten als System- und Lösungspartner eine 360°-Digitalisierungsberatung an. VD.pro ist somit ein Teil unseres Produktportfolios, wodurch unsere Interessenten ihre Kanzlei weiter digitalisieren können. Im ersten Schritt bieten wir einen Termin für eine Live-Demo an. In diesem Termin zeigen wir das Produkt und die einfache Handhabung von VD.pro. Bei einer Kaufentscheidung für das Produkt, versenden wir einen URL Link an den Kunden, über den man die Cloud-Lösung VD.pro bestellen kann. Den weiteren Prozess übernimmt das VD.pro-Team.

 

Kann man das Design von VD.pro auch auf die eigene Kanzlei anpassen? 

Selbstverständlich. Die Oberfläche von VD.pro kann an die gewünschte Corporate Identity (CI) der Kanzlei angepasst werden. Auch die erstellte Verfahrensdokumentation enthält die individuelle CI des Mandanten.

Welchen Nutzen ergibt sich außerdem durch VD.pro? 

VD.pro kann von der Kanzlei als zusätzliche Leistung angeboten werden, ergänzend zu der beratenden Funktion. Somit kann die Kanzlei die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für ihren Mandanten als ein zusätzliches Geschäftsfeld nutzen.
Ein weiterer Nutzen ist, dass andere Softwareprogramme, Zeiterfassungssysteme, Leitfäden und Protokolle mit VD.pro verknüpft werden können.
Des Weiteren ist VD.pro GoBD-konform.

Zusammenfassend: Die 3 Haupt-Argumente für die Nutzung von VD.pro 

1.) prozessorientierte Erstellung
2.) Erschließung eines zusätzlichen Geschäftsfeldes
3.) GoBD-konform

Dieses Interview beantwortet bereits viele geläufige Fragen. Für weitere Informationen bieten unsere Webinare spannende Einblicke mit Live-Präsentation des Produktes. Falls kein passender Termin dabei ist, bieten wir die Aufzeichnungen der Webinare kostenfrei und jederzeit abrufbar in der geiger Academy an. 

Eure Autorinnen

 

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Schön, dass du den Weg hierher gefunden hast.

Viele haben sich für das neue Jahr vorgenommen, einen passenderen Job zu finden oder den Einstieg in den Job richtig zu gestalten. Das ist vor allem in der heutigen Zeit nicht ganz so einfach. Oftmals steht man vor Herausforderungen, wie man sich auf seinen Traumjob am besten bewirbt, sodass man auch wirklich seine Persönlichkeit, seine Fähigkeiten und sein Know How schon in der Bewerbung unter Beweis stellen kann. Nachfolgend zeigen wir euch Tipps für eine gelungene Bewerbung und wie wir bei geiger unseren Recruitingprozess gestalten. Mit Klick auf die verschiedenen Tipps erhältst du weitere Informationen.

Das sind unsere Tipps, bevor du dich bewirbst

Tipp 1: Recherche ist das A und O

Wenn du eine Stellenanzeige gefunden hast, die zu dir passt, ist der nächste Schritt der Besuch der Unternehmensseite bzw. Karriereseite. Mach dich vertraut, wofür das Unternehmen steht und was es auszeichnet, nach welchen Werten es lebt und was dir das Unternehmen bietet. Duzt oder Siezt dich das Unternehmen? Richte dein Anschreiben nach der Sprache auf der Karriereseite.

Tipp 2: Finde den richtigen Ansprechpartner

Oftmals stehen Ansprechpartner im Recruiting auf der Karriereseite oder generell auf der Firmen-Website. Hast du jemanden oder mehrere Kontaktpersonen gefunden, sprich sie in deinem Anschreiben ruhig an. Dadurch kannst du dich schon positiv von den anderen Bewerbern abheben.

Tipp 3: Packe deine ganze Motivation in das Anschreiben

Dein Anschreiben ist der erste Eindruck von dir. Dies spiegelt deine Motivation für den Job sowie deine Persönlichkeit wider. Die Herausforderung ist, in übersichtlicher Form jedoch prägnant die Aufmerksamkeit des Recruiters oder der Fachabteilung zu wecken. Die typischen W-Fragen solltest du in deinem Anschreiben unterbringen:

– Was: Bezugnahme Position in der Betreffzeile

– Warum: deine Motivation in der Einleitung

– Wer: Eigenmarketing, Kompetenzen im Hauptteil

– Wen: Mehrwert für den Arbeitgeber im Unternehmensbezug

– Wann: dein Einstiegsdatum im Schlussteil

– Wie viel: dein Gehaltswunsch im Schlussteil

– Call-to-Action: bitte um Rückmeldung im letzten Satz

Unsere Empfehlung: kontrolliere jedes Mal, ob du das richtige Unternehmen, das aktuelle Datum sowie den richtigen Namen im Anschreiben aufgeschrieben hast.

Tipp 4: Gestalte deinen Lebenslauf übersichtlich und prägnant

Auch hier zählt Übersichtlichkeit und Prägnanz. Wichtige Informationen sind deine Kontaktdaten, deine Berufserfahrung, dein Bildungsweg sowie deine Kompetenzen (Sprache, IT, sonstige Qualifikationen). Optional kannst du deine Interessen bzw. Hobbys sowie ein Foto hinzufügen, um deine Persönlichkeit stärker hervorzuheben. Beginne bei der Kategorisierung mit deiner aktuellsten Position und gehe von da aus immer weiter in die Vergangenheit. Hast du Lücken in deinem Lebenslauf? Kein Problem, solange du sie begründen kannst. Bei der Auflistung deiner beruflichen Stationen helfen stichpunktartige Aufzählung deiner Aufgabenschwerpunkte. So kann der Recruiter einfach abhaken, was du für die Position mitbringst.

Tipp 5: Überprüfe deine Unterlagen auf Vollständigkeit

Fast geschafft! Hast du alle relevanten Unterlagen für deine Bewerbung zusammen? In dem Paket sollte enthalten sein: Individuelles Anschreiben, übersichtlicher Lebenslauf, Arbeitszeugnisse deiner letzten Tätigkeiten, relevante Abschlusszeugnisse sowie ggf. Zertifikate.
Zum Schluss lies nochmal alles Korrektur oder lass ein anderes Augenpaar drüber lesen, so können sich keine Fehler einschleichen.

Das sind unsere Tipps, wenn du dich bewirbst

Tipp 1: Speichere Unterlagen als PDF-Dateien

Bevor du deine Bewerbung absendest oder im Bewerbungsportal hochlädst, speichere deine Unterlagen als PDF-Dateien ab. So erhält der Recruiter deine Unterlagen im richtigen Format und deine Informationen bleiben, so wie du sie erstellt hast.

Tipp 2: Lieber eine große Datei

Wenn du die Möglichkeit hast, fasse alle Dokumente in einer PDF-Datei zusammen. Das erleichtert dem Recruiter sowie dem Fachbereich das Bearbeiten deiner Dokumente. Dafür gibt es bspw. im Internet kostenlose Tools, falls du kein Programm dazu hast.

Tipp 3: Den richtigen Kanal wählen

Oftmals nutzen Unternehmen ein Tool bzw. ein Portal zur Bearbeitung der Bewerbungen.
Wenn ein Unternehmen ein spezielles Bewerberportal anbietet, nutze diese Möglichkeit. Dadurch zeigst du der Firma schon einmal, dass du ihre Tools verstehst. Wenn du deine Unterlagen per E-Mail sendest, kontrolliere, ob du den (richtigen) Anhang eingefügt hast und verfasse einen kurzen Text für die Mail. Oftmals reicht eine kurze Einleitung anstatt das ganze Anschreiben in die E-Mail zu kopieren. Die Datenschutzrichtlinien zur Bearbeitung deiner Daten kannst du auf jeder Website nachlesen.

Tipp 4: Bewirb dich zum passenden Zeitpunkt

Nutze das Wochenende, um die oben genannten Tipps umzusetzen. So hast du Zeit, deine Unterlagen optimal vorzubereiten. Der oftmals beste Wochentag für den Versand deiner Bewerbung ist der Montagabend, sodass deine Bewerbung im Laufe des Dienstages gesichtet werden kann. Da ist der erste Stress vom Wochenanfang bewältigt, der Recruiter ist noch aufnahmefähig und kann für die Woche noch mögliche Bewerbungstermine einplanen.

Tipp 5: Überprüfe, ob die Bewerbung angekommen ist

Nach Absenden deiner Bewerbung bekommst du in der Regel eine automatische Bestätigungsmail. Darauf brauchst du nicht antworten. Wenn du keine erhältst, schau in deinem Spam-Ordner nach. Diesen solltest du während des Prozesses öfters checken, denn da gehen die E-Mails leider oftmals unter. Bekommst du keine Benachrichtigung, kannst du ruhig anrufen oder in einer E-Mail nachfragen, ob deine Bewerbung angekommen ist. So bist du direkt doppelt im Gedächtnis.

Bewerbungstipps

Das sind unsere Tipps während des Bewerbungsprozesses

Bewerbungstipps

Tipp 1: Behalte deine E-Mails und dein Telefon im Blick

Viele Einladungen zum Bewerbungsgespräch kommen per E-Mail. Damit du den Termin auch nicht verpasst, checke deine E-Mails regelmäßig. Manchmal landen die E-Mails in deinem Spam-Ordner, sodass du diesen auch stets im Blick haben solltest. Prüfe auch, welche Telefonnummer du angegeben hast – am sinnvollsten ist immer eine Nummer unter der du auch gut zu erreichen bist. Wenn du einen Anruf in Abwesenheit hast, ruf gerne zurück.

Tipp 2: Wer (nach)fragt, gewinnt

Wenn du nach 2-3 Wochen noch nichts von dem Unternehmen gehört hast, trau dich dort anzurufen. Mach dich schlau, ob es eine HR-Nummer gibt, ansonsten lass dich durchstellen. So haben die Recruiter deinen Namen direkt wieder auf dem Schirm und können dir womöglich eine Antwort geben.

Tipp 3: Bereite dich auf das Gespräch vor

Wenn du den ersten Schritt gemeistert hast und du zu einem Gespräch eingeladen worden bist, bereite dich darauf vor. Stell dich auch darauf ein, dass in den ersten Steps ein Video-Gespräch stattfinden könnte. Sorge also für das nötige Equipment. Schau dir nochmal die Website/Karriereseite an sowie die Stellenbeschreibung, sodass du direkt mit den relevanten Informationen loslegen kannst. Überlege dir vorher, wie du dich vorstellst und was du anziehst.
Außerdem solltest du Fragen vorbereiten, die du in dem Gespräch stellen möchtest. Diese sollten sich aber nicht in erster Linie auf die Goodies, wie Anzahl Urlaubstage, Fortbildungsmöglichkeiten etc. beziehen.
Wichtiger wären Fragen zu der Position, zum Team, der Erwartungshaltung deines Vorgesetzten, wie die Einarbeitung erfolgt würde, …

Während des Gesprächs solltest du Folgendes berücksichtigen:
– Höre gut zu, welche Fragen dir gestellt werden und beantworte sie möglichst präzise
– Halte Blickkontakt zu deinen Gesprächspartnern und achte auf deine Körpersprache
– Vermeide langatmige Schilderungen – komm schnell auf den Punkt

Tipp 4: Bleib dir treu

Sei dabei immer offen und ehrlich. So wirkst du authentisch und zeigst direkt deine Persönlichkeit. Das hilft auch dir, ob du dich mit dem Unternehmen identifizieren kannst oder nicht. Auch Nervosität ist menschlich. Das darfst du auch gerne ansprechen. Zu Fehlern darfst du auch stehen, niemand erwartet einen perfekten Kandidaten. Sei du selbst!

Tipp 5: Passt dein neuer Arbeitgeber auch zu dir?

Sobald du schon einige Steps hinter dir hast und dir nun ein besseres Bild vom Unternehmen machen konntest, werde dir bewusst, ob die gegenseitigen Erwartungen auch übereinstimmen. Sei ehrlich zu dir selbst, denn nichts ist frustrierender als nach ein paar Monaten unglücklich wieder nach einem neuen Job zu suchen. Kompromissbereitschaft ist in an sich gut, mache dir davor aber Gedanken, wie weit du Kompromisse eingehen möchtest.

Das sind alles nur Tipps, die dir helfen können, deinen Traumjob zu finden. Wenn du beim Bewerben andere Erfahrungen gemacht hast, kannst du uns gerne schreiben. Wir freuen uns über jede Rückmeldung.
Falls ein Traumjob bei uns dabei ist (Karriereseite), verraten wir dir hier noch, wie unser Recruitingprozess bei geiger aufgebaut ist:

Deine Ansprechpartnerin bei geiger für den Recruitingprozess ist Selina. Erreichen kannst du sie unter 02204 76797 224. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Eure Autorinnen

Selina Kipke,

HR Specialist

Tanja Schröder,

Marketing Manager

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Teile uns deine Meinung mit – am besten per Mail an team@geiger-bdt.de oder einfach via DM auf Instagram.

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*Zur besseren Lesbarkeit haben wir im Text die männliche Form gewählt.  Natürlich sind damit Angehörige aller Geschlechter gleichermaßen gemeint.

Liebe geiger-Kunden,

 

was für ein turbulentes Jahr liegt hinter uns! Ein Jahr voller Maske tragen, Abstand halten, Ungewissheit und Homeoffice – aber auch ein Jahr, in dem wir uns auf das Wesentliche konzentriert haben. Ein Jahr, in dem wir vielleicht gemerkt haben, was uns wirklich wichtig ist und dass über allem doch immer die Gesundheit steht.

 

So stark uns die Corona-Pandemie auch eingeschränkt hat, so hat sie es auch geschafft, neue Chancen offenzulegen und positive Zukunftstrends voranzutreiben. Einer der großen „Gewinner“ der Krise ist wohl die Digitalisierung. Was lange hinausgezögert wurde, ist jetzt angegangen worden und das sehr erfolgreich. Wir merken, dass wir auch digital miteinander verbunden sind.

 

Wir lernen alltägliche Dinge ganz anders zu schätzen. Vielleicht haben Sie jetzt erst bemerkt, wie schön ihre Region zum Urlaub machen ist und man dafür einfach mal nur aus der Haustür raus gehen muss. Vielleicht haben Sie einen Hoffnungsschimmer am Horizont entdeckt, wie auch immer dieser aussehen mag. Für manche ist es ein neues Hobby oder auch einfach ein anderer Blickwinkel auf diese Welt.

 

Dieses Jahr sind wir vielleicht weniger gereist, haben weniger Menschen gesehen und auf das ein oder andere verzichten müssen – und haben gerade deswegen gemerkt, wie gut es uns eigentlich geht. Dass wir ein Dach über dem Kopf haben und Menschen, die uns wichtig sind.

 

Gerade in einer Jahrhundertkrise wie dieser merken wir, wie wichtig die scheinbar banalen und oft für selbstverständlich gehaltenen Dinge für uns sind. Besonders möchten wir auch in diesem Jahr an diejenigen denken, denen es an Gesundheit oder einer liebenden Familie fehlt. Unsere Weihnachtsspenden senden wir dieses Jahr deswegen wieder an das Bethanien-Kinderdorf in Bergisch Gladbach, die Kinder- und Jugendhospiz-Stiftung Balthasar in Olpe (Link) und an den Förderverein für krebskranke Kinder e.V. in Köln (Link).

 

Wir möchten uns herzlich für Ihr Vertrauen in diesem Jahr bedanken. Wir freuen uns sehr, dass Sie unsere Kunden sind und auch im nächsten Jahr in dieser neuen Situation auf uns zählen.

 

Wir wünschen Ihnen und Ihren Liebsten ein schönes, besinnliches Weihnachtsfest und einen guten Übergang in ein gesundes Jahr 2021.

 

Mit weihnachtlichen Grüßen

Ihr geiger Team

Eure Autorinnen

Selina Kipke,

HR Specialist

Tanja Schröder,

Marketing Manager

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*Zur besseren Lesbarkeit haben wir im Text die männliche Form gewählt.  Natürlich sind damit Angehörige aller Geschlechter gleichermaßen gemeint.

Hey & herzlich Willkommen auf dem geigerBlog!
Schön, dass du den Weg hierher gefunden hast.

Das Jahr 2020 hatte viele Höhen und Tiefen, die wir in einem Gedicht zusammengefasst haben. Das Gedicht ist in vier Quartale aufgeteilt. Unsere geiger Mitarbeiter* tragen die einzelnen Quartale im Rahmen unseres Social Media-Adventskalenders vor. Nachfolgend findet ihr das gesamte Gedicht. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen, eine schöne, besinnliche Adventszeit und freuen uns auf das kommende Jahr 2021.

Quartal 1

Wie fröhlich und unwissend sind wir in das Jahr 2020 gestartet 

Noch wussten wir nicht, was uns erwartet 

Uns wurde das Top-Arbeitgeber-Siegel verliehen, dafür bekamen wir Gold  

Unser Besuch auf der ersten Steuerberater-Messe war ein voller Erfolg 

 

Das erste Webinar fand im Februar statt 

Und da merkten wir schon, dass es Potenzial hat 

Die Webinare begleiteten uns von nun an das ganze Jahr 

Das finden wir ganz wunderbar 

Auch unser Anbau wurde lange Zeit verschönert und bemalt 

Bis er schließlich fertig war und nun glänzt und strahlt 

Leider kam dann eine weltweite Pandemie 

Und wir sahen ihn nie 

 

Jeden Tag Homeoffice, von früh bis spät 

Mal ist es schön, mal aber blöd 

Corona, was hast du nur mit uns gemacht 

Uns in diese Situation gebracht 

Quartal 2

Schon bald haben wir verstanden 

Dass es auch Sachen gab, die wir jetzt gut fanden 

Unser Koch Leo schickte uns viele neue Rezepte zu 

So gab es mittags auch leckeres Essen – im Nu 

 

Das Beisammensein in Videokonferenzen mit Teams 

War doch gar nicht so schlecht, so schien´s 

Ob fachliches Meeting oder Kaffeeklatsch 

Das alles fand jetzt eben online statt 

Ab und an gab es auch mal ein Überraschungspaket für alle Mitarbeiter 

Mit Maske oder Duftpraline – So ging das geiger-Leben weiter 

Zur Mitte des Jahres gab es eine der größten ASP-Umstellungen von geiger bis heute 

Dafür brauchten wir viel Zeit, Daten, Server und Leute 

 

Auch an unseren Werten wollten wir weiter feilen 

Wofür stehen wir als geiger und soll es so bleiben? 

gemeinschaftlich, engagiert, innovativ, glaubwürdig, erfolgreich und respektvoll 

so wollen wir sein, das finden wir toll

Quartal 3

Frische Impulse bekamen wir beim DATEV-Digi-Camp 

Auszeichnungen erhielte wir auch als DATEV-Champ 

Mit Ehrungen ging es munter weiter 

Andre und Julian feierten 25 und 15 Jahr´ heiter 

 

Doch große Partys sind in Coronazeiten schwer 

Die Firma ist aber seit Lockdown 1 nun nicht mehr leer 

Pfeile auf dem Boden und Zettel an der Wand 

Motiviert alle Mitarbeiter vor Ort zum Waschen der Hand 

Die neue Karriereseite und die Azubimesse 

Weckte bei vier neuen Azubis das Interesse 

Mit nun 11 Azubis im geiger-Team 

Ist ein Azubiforum zum Austausch nur legitim  

 

Ein weiteres Highlight war die Einführung vom geiger-Blog 

Dort suchen wir mit interessierten Menschen den Dialog 

Auf unserer Website hat sich dieses Jahr schon viel getan 

Unsere Digitalisierungsprofis präsentieren die neuen Academy-Kurse mit Elan 

Quartal 4

Digital startet auch Quartal 4 mit unserer geigerApp 

Ein großes Projekt von geiger und somit ein großer Step 

Diese App wurde von unserem Team Development programmiert 

Das ab diesem Jahr mit der FHDW kooperiert  

 

Im November besuchten wir zum ersten Mal die FHDW-Messe online 

Um bei den Studenten auch in Zukunft präsent zu sein 

Wie in jedem Jahr fand in diesem Monat eine Umfrage statt 

Wie zufrieden sind unsere Kunden – dazu wollten wir ein Resultat 

Beendet wird das Jahr mit unserem geigerzember 

Der tolle Dinge verspricht und das als Adventskalender 

Hinter einem Türchen befinden sich die jährlichen Weihnachtsspenden 

Wir werden auch wieder eine Spende an das Bethanien Kinder- und Jugenddorf senden 

 

Was uns freudig stimmt auch in diesem Jahr 

Sind unsere neugeborenen “geiger-Babys” – ganz klar 

Auch Hochzeitsglocken läuteten trotz der Coronazeit 

Bleibt gesund, wir wünschen eine schöne Weihnachtszeit 

Eure Autorinnen

Selina Kipke,

HR Specialist

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Hey & herzlich Willkommen auf dem geigerBlog 

Digitales Unterschreiben – klingt zu gut, um wahr zu sein? Funktioniert aber tatsächlich und zwar mit DocuSign! Was DocuSign eigentlich ist, welche Vorteile es für Steuerberater* und Unternehmer hat und welche Vorbereitungen man treffen muss, das verrät uns Ralph Kastenhuber in einem Interview. 

Ralph Kastenhuber, Digitalisierungsberater

Ralph Kastenhuber arbeitet seit 9 Jahren bei geiger als Digitalisierungsberater. Er berät Steuerkanzleien und Unternehmen hinsichtlich Digitalisierungsmöglichkeiten. Er betreut unter anderem das Produkt DocuSign. Rückfragen beantwortet er gerne per E-Mail an kastenhuber@geiger-bdt.de

Was ist eigentlich DocuSign?

DocuSign ermöglicht das einfache, bequeme und geräteunabhängige Signieren jeglicher Unterlagen. Das können beispielsweise Vertrags- oder Datenschutzunterlagen, organisatorische Dokumente mit Geschäftspartnern oder auch kanzlei- oder unternehmensinterne Dokumente sein. Alle elektronischen Signaturmöglichkeiten (einfach, fortgeschritten und qualifiziert)können über DocuSign abgebildet werden. Mit der in Kraft getretenen eIDAS-Verordnung im Jahr 2016 ist der Weg in eine sichere und vertrauenswürdige elektronische Kommunikation geschaffen. DocuSign kann sowohl von Kanzleien als auch von Unternehmen genutzt werden. 

Welche Herausforderung gab es vor der Nutzung von elektronischen Unterschriften? 

Vor der Nutzung von elektronischen Unterschriften trat häufig das Problem auf, dass Dokumente zum Unterschreiben ausgedruckt werden mussten. Diese wurden dann teilweise per Post, Fax oder Scan versendet, nach der Unterschrift mussten die Dokumente dann wieder auf demselben Weg zurück versendet werden. Der Vorgang hat nicht nur lange gedauert, sondern auch viel Geduld und Mühe in Anspruch genommen. Mit DocuSign gibt es diesen Bruch nicht mehr, da alles digital ausgefüllt werden kann.

 

Welche Vorkehrungen machen Sinn und wann ist der richtige Zeitpunkt DocuSign im Unternehmen einzuführen? 

Vor der Implementierung von DocuSign sollten alle Stakeholder informiert, sensibilisiert und geschult werden. Einen Startzeitpunkt festzulegen, hilft vor allem dem Unternehmen – aber auch Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern – bei der Orientierung. Es muss nicht zwangsläufig zum Beginn eines Geschäftsjahres stattfinden, ein Start zum Monatsanfang ist aber zu empfehlen. Wir bei geiger haben ein einseitiges PDF-Dokument auf unserer Website zur Verfügung gestellt. Dort können bei Interesse weitere Informationen gefunden werden. 

Wie läuft die Implementierung von DocuSign ab?   

Die DocuSign-Implementierung ist relativ schnell durchlebt und bedarf wenig Schulungsaufwand, da die Lösung weitestgehend selbsterklärend ist. Trotzdem ist es natürlich wichtig, die Mitarbeiter in den Implementierungsprozess mit einzubeziehen, damit diese auch davon überzeugt sind. 

 

Kann durch den Einsatz von DocuSign Geld gespart werden? 

Im Vergleich zum Frankierumschlag werden die Kosten nicht pro Gewicht oder Masse berechnet, sondern pro Vorgang. Das hat den Vorteil, dass man den Umschlag so voll wie möglich packen kann, sodass auch große Dokumente kostengünstig versendet werden können. Druck- und Frankierkosten sowie der Aufwand zum Eintüten oder Scannen werden somit eingespart. 

Wie sicher ist die Nutzung von DocuSign?    

Die Lösung ist EU-DSGVO-konform. Die Rechenzentren von DocuSign stehen in Frankfurt, Paris und London. Wir selbst nutzen das Programm seit 15 Monaten für unsere Vertragspartner und auch intern für unsere Mitarbeiter. 

Zusammenfassend: Die 3 Haupt-Argumente für die Nutzung von DocuSign 

1.) papiersparend
2.) schnell und
3.) standortunabhängig 

Dieses Interview beantwortet bereits viele geläufige Fragen. Für weitere Informationen bieten unsere Webinare spannende Einblicke mit Live-Präsentation des Produktes. Falls kein passender Termin dabei ist, bieten wir die Aufzeichnungen der Webinare kostenfrei und jederzeit abrufbar in der geiger Academy an. 

Eure Autorinnen

 

Selina Kipke,

HR Specialist

 

Tanja Schröder,

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Schön, dass du den Weg hierher gefunden hast.

Nachdem ihr im letzten Blogbeitrag unsere Werte kennengelernt habt, möchten wir euch nun die geiger-Familie genauer vorstellen.

Wer sind wir eigentlich? Wie sieht unser Arbeitsalltag aus und machen wir unsere Notizen häufiger auf dem Papier oder digital? Nehmen wir mit einem Laptop oder mit einem Tablet an Meetings teil? Trinken wir lieber Kaffee oder Tee? Sind wir Frühaufsteher oder doch eher Langschläfer? Wir zeigen euch spannende Einblicke in unseren Arbeitsalltag.

 

Dafür haben wir eine Umfrage unter den Mitarbeitern* durchgeführt. Insgesamt haben bis zu 52 Mitarbeiter daran teilgenommen. Die Umfrage fand live und anonym während eines unserer wöchentlichen Gesamthaus-Meetings statt.

Hier zeigen wir euch eine Übersicht der Ergebnisse:

Kaffee oder Tee?

Diese Frage wird im Unternehmen häufig gestellt. Egal ob im Meeting bei Kunden, zwischendurch oder doch in der Mittagspause – wie beantworten wir diese Frage?

 

Bei geiger läuft die Kaffeemaschine immer heiß. 64 % unserer Mitarbeiter greifen zur Tasse Kaffee – und das gleich mehrfach. Pro Tag trinken wir bekanntermaßen gemeinsam 324 Tassen Kaffee (Unser Firmenprofil). Auch der Wasserkocher pfeift regelmäßig bei 36 % aller Mitarbeiter. 111 Tassen Tee stehen bei uns täglich auf dem Schreibtisch.

Early Bird oder Langschläfer?

Den Kaffee brauchen wir allerdings auch, denn 74 % von uns fangen früh an zu arbeiten. Viele Mitarbeiter sind schon zwischen 7 und 8 Uhr erreichbar. Egal, ob wir unsere E-Mails checken, an Videokonferenzen teilnehmen oder zum Telefonhörer greifen: Bei uns startet für viele der Tag zu früher Stunde. 26 % unserer Mitarbeiter schlafen lieber länger. Das ist bei uns auch möglich, denn durch unsere Gleitzeit-Regelungen schaffen wir für jeden Mitarbeiter die gewünschte Flexibilität, den Tag optimal für sich zu gestalten.

 

 

Papier oder digital?

Ob Laptop, Handy oder Tablet: 63 % unserer Mitarbeiter notieren ihre To-Dos digital. Nur noch 37 % greifen zu Stift und Papier. Gut für uns: Weniger Papiermüll und Chaos auf dem Schreibtisch. Wir behalten den Überblick.

 

Unser Motto: „Das geht auch digital!“ – doch hin und wieder sind Post-its oder Notizzettel doch hilfreich, um sich an die Inhalte von Gesprächen zu erinnern.

Unsere Insights im Überblick

Dabei ist auch interessant zu erfahren, wie wir unsere Gespräche mit den Kollegen am liebsten führen. Die meisten greifen tatsächlich zum Hörer! 83% von uns telefonieren lieber, wobei 17% sich auch gerne per Videocall beim Kollegen melden. Ob das an unserer Early Bird-Mentalität liegt? Was aber definitiv fest steht: ein Call ist attraktiver als eine E-Mail zu schreiben. 75% der geiger-Familie bevorzugen den Austausch über Telefon, wobei 25% die Kommunikation per Mail als erste Option wählen.

Wenn wir uns dann doch zum Meeting treffen, gibt es den ein oder anderen, der schon einige Minuten vorher im Meetingraum (virtuell oder persönlich) mit einer Tasse Kaffee oder Tee sitzt und schon alles vorbereitet hat – insgesamt 53% von uns! Andere Kollegen treten wiederum auf die Sekunde genau dem Meeting bei (47%).

Sind wir dann alle versammelt, bevorzugen tatsächlich 83% der Teilnehmer den Laptop, nur 17% nutzen das Tablet.

 

Spannend zu beobachten – gerade jetzt in der Corona-Zeit – ist das Arbeiten aus dem Homeoffice. Zurzeit arbeiten noch viele Mitarbeiter von zu Hause, jedoch bezieht sich das Ergebnis auf die Normalsituation. Die Umfrage hat hier ergeben, dass 65% unserer Mitarbeiter lieber im Homeoffice und 35% gerne im Büro arbeiten.

Trotz Homeoffice wollen wir aber nicht die Nähe zu unseren Kunden verlieren und wahrscheinlich präferieren 70% unserer Mitarbeiter auch deshalb den persönlichen Kundentermin vor Ort. 30% der Kollegen entscheiden sich für den digitalen Kundentermin. Gründe wie z.B. Kosteneffizienz und Flexibilität sprechen schließlich auch für diese Variante.

Arbeiten macht ganz schön hungrig. Gerade deswegen soll es ja auch schmecken! 77% unserer Mitarbeiter kochen ihr Mittagessen selbst. Aber jeder kennt auch die andere Situation, wenn es mal schnell gehen muss. 23% unserer Mitarbeiter kaufen sich das Mittagessen beim Restaurant, Bäcker oder Supermarkt um die Ecke.

 

Entweder … oder? Natürlich geht auch oft beides! Egal, wie die individuellen Entscheidungen gefallen sind  – ob per Video, Telefon, mit Kaffee oder Tee in der Hand, mit dem Laptop, Tablet oder per E-Mail – wir arbeiten gemeinsam als Team!

Viele Grüße,

Eure Autorinnen

 

Selina Kipke,

HR Specialist

 

Tanja Schröder,

Marketing Manager

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